Autor: Marita

En la tarea del Contador Público, muchas obligaciones permiten cargar la información a partir de importadores: archivos TXT que contienen la información estructurada de una forma determinada por el organismo fiscal.

En un principio se supone que el profesional recibe el archivo listo para utilizar, descargado directamente del software de su cliente o lo genera desde su propio software especial para estudios contables.

Pero surgen inconvenientes. No siempre el archivo funciona perfectamente. Otras veces, resulta inutilizable. El soporte de los software que los generan no siempre resuelve el problema de base, o hay distintas trabas en la gestión, administración o dirección para obtener una solución.

Otras veces el software ni existe y el trabajo es 100% manual.

El profesional se ve entonces, ante la imposibilidad de corregir el error de la fuente, en la obligación de abrir el archivo y modificar manualmente los datos erróneos (si es que sabe interpretar el TXT), o en el peor de los casos, realizar la carga de datos de forma manual.

Así, lo que debió consumir cinco segundos con un importador se convierte en horas. Horas que, si tiene suerte, delegará en personal de baja calificación a bajo costo pero que, en el peor de los casos (y en la mayoría), realizará por su propia mano.

Ésta es una de las situaciones en las cuales la IA se convierte en el mejor asistente de un Contador Público.

Existen diversos métodos a través de los cuales se puede generar sencillamente un archivo TXT importador o depurar un archivo con fallas para convertirlo en un archivo válido.

Personalmente, me gusta hacerle la vida fácil a las personas que tienen que llevar a cabo esta tarea, generando una herramienta sencilla que les permita generar el archivo en pocos segundos o arreglarlo.

Para eso llevo a cabo los siguientes pasos:

1) Le proporciono a la IA:

• Los parámetros que debe cumplir el importador, los cuales se obtienen de la aplicación de destino del organismo fiscal correspondiente
• El archivo dañado tal cual lo genera el sistema o un archivo que contenga toda la información requerida para generar el TXT importador

2) Le solicito que genere un TXT válido a partir de la información proporcionada.

3) Pruebo el funcionamiento del archivo y, si no funciona, le voy informando a la IA los errores que indica la aplicación hasta obtener el TXT funcional. (Que el sistema lo acepte no significa que los datos estén bien cargados: esa revisión sigue siendo tuya).

4) Le solicito a la IA que diseñe una aplicación web a través de la cual, cargando el archivo original que contiene los datos tal cual se recibe, devuelva el archivo TXT listo para importar.

¡Y listo! Solución práctica para uso local en la PC del usuario sin necesidad de acceso a internet, y sin que el archivo del cliente salga de tu PC.

Un .html de dos pasos:

Paso 1: cargar archivo de origen;

Paso 2: descargar TXT.

Así de simple y aplicable a cualquier necesidad de importador.

Seguí este blog y contactame para aprender de forma personalizada, por videollamada y a tu propio ritmo, a resolver los importadores de tu estudio con la IA.

¿Qué puede hacer una IA por un Contador?

Si sos Contador Público, pensá en la IA como tu asistente contable junior. Un colaborador casi sin experiencia a quien le vas a delegar tareas operativas con las cuales luego, vos como profesional, vas a realizar tu trabajo de valor.

Así como sucede con un junior, a la IA le tenés que indicar exactamente:

1. cuál es el resultado a generar
2. qué fuentes de información debe utilizar
3. cómo se lleva a cabo la tarea

Tené en cuenta que, lo que no le indiques, lo va a averiguar por su cuenta para completar el know-how de lo que debe hacer.

Lo que vas a obtener: Una devolución en el formato que la hayas solicitado.

¿No quedaste del todo contento con el resultado obtenido? Decíselo. Tal como harías con un junior. Le explicarías dónde se equivocó y las correcciones que querés que haga, las veces que sea necesario hasta que obtengas exactamente el resultado deseado.

Lo bueno es que, una vez logrado el resultado acorde a tus expectativas, la IA ya aprendió cómo querés que se lleve a cabo esa tarea.

Así como el trabajo de un junior, el resultado de lo que haga la IA es de tu exclusiva responsabilidad. ¡Chequealo! Y cuidá también qué le mostrás: son datos bancarios y de clientes. El secreto profesional sigue siendo tuyo.

Vayamos a lo concreto con algunos ejemplos sobre cómo podés aprovechar las ventajas de apoyarte en la asistencia de una IA:

Cruzar dos listados

Identificando los datos que se encuentran en ambos listados y generando un reporte con las diferencias. Útil para todo tipo de conciliaciones.

• Conciliación bancaria: Proporcionándole a la IA el extracto bancario y el mayor contable de esa cuenta bancaria.
• Chequeo de retenciones y percepciones: Descargando los listados de los fiscos con las retenciones y percepciones informadas por los agentes de recaudación por un lado y las efectivamente computadas por otro para verificar si coinciden y cuáles no están en un listado o el otro.
• Cruzamiento de cuentas corrientes: Con la cuenta corriente de la empresa y del proveedor para encontrar dónde surgen las diferencias.

Generar importadores

Para las declaraciones de impuestos, de cargas sociales, para los archivos de transferencias de los bancos, para los comprobantes fiscales.

Solo tenés que proporcionarle a la IA los parámetros que debe cumplir el importador, información que obtenés del portal al cual querés suministrar los datos, y darle también los archivos de los cuales debe obtener esa información.

Si se genera algún error al realizar la importación, se lo contás a la IA para que haga las correcciones pertinentes hasta que el archivo «suba» sin inconvenientes.

Completar formularios

Se terminó el fastidio de tener que completar a mano innumerables formularios bancarios.

Le pasás los formularios a la IA junto con los archivos de los cuales debe obtener la información y te los devuelve completados en pocos segundos.

Preparar papeles de trabajo

La IA es excelente para trabajar con planillas de cálculo. Las hace a tu pedido con importes y con fórmulas donde vos digas. A tu solicitud mejora y pule los papeles de trabajo que ya estás usando, o los toma como base para generar los correspondientes a un nuevo período.

Por ejemplo: Tenés que hacer el Cuadro de Bienes de Uso de un nuevo ejercicio:

1. Le entregás el cuadro del ejercicio anterior.
2. Le das la información de las altas y las bajas.
3. Le explicás qué datos debe modificar. Por ejemplo:
   • Tiempo transcurrido
   • Índices de inflación

En pocos segundos vas a recibir el nuevo cuadro. De nuevo: lo revisás y le das a la IA las devoluciones pertinentes hasta obtener el resultado deseado.

Organizar archivos y carpetas

Para esto ya no alcanza con un chat cualquiera: necesitás una IA que se pueda conectar a tus archivos. Podés conectar tu IA a tu PC para, por ejemplo:

Renombre archivos: Esos archivos de facturas que llegan con cualquier nombre y vos querés que tengan el nombre del emisor, la fecha del comprobante y el número de comprobante.

Ordene carpetas: Indicándole el criterio a utilizar. Podés inclusive aclararle cuándo te debe consultar antes de tomar una decisión, o que la tome automáticamente.

Y mucho más…

Hay todavía muchísimo más que un Contador puede hacer con la IA e incorporar en su rutina diaria. Pero un posteo debe tener cierta extensión y este llega solo hasta acá.

Seguí este blog y contactame para aprender de forma personalizada, por videollamada y a tu propio ritmo, a trabajar en tu estudio con la IA.